利用目的の公表および共同利用の公表について
個人情報保護法第18条及び同法第23条第5項第3号による。
生活協同組合コープかごしまは、個人情報保護法及び日本生協連による「生協における個人情報保護ガイドライン」、「生協コープかごしま個人情報保護方針」に基き以下の利用目的及び共同利用について公表します。
(1) 生協加入申込書の「利用目的」及び「共同利用」組合員の個人情報は、以下の目的のために利用させていただきます。
1.組合員の出資金の管理及びそれに係るお知らせ
2.組合員台帳の管理及びそれに係るお知らせ
3.生協コープかごしまが取り扱う商品やサービスの情報提供・案内及び斡旋
4.商品・サービスのご注文受付及びご注文商品のお届け、サービスの提供
5.商品・サービスの代金の請求及び回収
6.商品・サービスに関するお問い合わせへの対応や連絡
7.商品・サービスや運営などに関するご意見・ご要望の集約
8.福祉関連サービスにおける各種手続きの代行
9.生協の経営分析の基礎データとして
10.出資配当や利用割戻の算出及びそれに係るお知らせ
11.組合員の生活の改善及び文化の向上に関する活動の推進
12.生協の行事や総代会などの機関運営にかかわる案内及び報告
*生協コープかごしまの取り扱う商品・サービスを提供するために必要な範囲で、
日本生活協同組合連合会、生活協同組合連合会コープ九州事業連合、日本コープ共済生活協同組合連合会及び生協コープかごしまの子会社である株式会社コープサービスと個人情報を共同利用します。
*生協コープかごしまの業務を委託する場合、委託先に個人情報を預託する場合があります。その際の個人情報の取扱いについては、生協コープかごしまが責任をもって管理します。
業務委託の例
・商品のお届け・・・宅配便(運送)会社
・口座引落し・・・・金融機関、ゆうちょ銀行
*商品・サービスの斡旋をする場合、斡旋先に必要な範囲で個人情報を与える場合があります。
(2)利用する個人データの項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、性別、組合員番号、商品購入履歴など。
日本生活協同組合連合会による「生協における個人情報保護ガイドライン」の「組合員の個人情報ついては、組合員名簿による組合員管理、事業の提供や案内、アンケート、各種の情報提供など、様々な目的で利用することになります｡そうした利用目的については、収集する情報ごとに設定し、収集のタイミングで個別に明示する方法も考えられますが、実務上は加入申し込みの際に、組合員にある程度包括的に利用目的を明示し、同意いただく方式をとることが現実的です。」に基づいて「生協加入申込書」に包括的に利用目的を明示しています。
尚、これ以外についても必要な場合は、利用目的を公表します｡
個人情報の共同利用について
■日本生活協同組合連合会との共同利用について■
(1)共同利用する個人データの項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、性別、組合員番号、商品購入履歴など
(2)共同利用の目的
①商品やサービスへのお申し出対応やご連絡
②商品開発・改善、品揃えやサービスに向けた商品モニターやアンケート等でご意
見を集約するため
③組合員の利用状況を分析し、経営や事業検討の基礎データとして活用するため
④生協の主催するイベントに関わる案内や資料送付のため
(3)個人データ管理責任者
鹿児島市広木一丁目1番1号
生活協同組合コープかごしま
代表理事 理事長 松薗 孝夫
■生活協同組合連合会コープ九州事業連合との共同利用について■
(1)共同利用する個人データの項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、性別、組合員番号、商品購入履歴など
(2)共同利用の目的
①商品やサービスへのお申し出対応やご連絡
②商品開発・改善、品揃えやサービスに向けた商品モニターやアンケート等でご意
見を集約するため
③組合員の利用状況を分析し、経営や事業検討の基礎データとして活用するため
④生協の主催するイベントに関わる案内や資料送付のため
⑤Webサイトの閲覧履歴や商品購入履歴等の情報を分析して、趣味・嗜好に応じた商品・サービスに関する広告を表示するため
(3)個人データ管理責任者
鹿児島市広木一丁目1番1号
生活協同組合コープかごしま
代表理事 理事長 松薗 孝夫
■日本コープ共済生活協同組合との共同利用について■
(1)共同利用する個人データの項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、性別など
(2)共同利用の目的
①共済契約の引き受け、維持管理
②共済商品・サービスの案内・提供
③①②に関連・付随する業務、及び業務を適切かつ円滑に履行するため
(3)個人データ管理責任者
鹿児島市広木一丁目1番1号
生活協同組合コープかごしま
代表理事 理事長 松薗 孝夫
■(株)コープサービスとの共同利用について■
(1)共同利用する個人データの項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、性別、組合員番号、利用状況など
(2)共同利用の目的
①保険契約の引き受け、維持管理
②保険商品・サービスの案内・提供およびアンケートの実施
③①②に関連・付随する業務、及び業務を適切かつ円滑に履行するため
(3)個人データ管理責任者
鹿児島市広木一丁目1番1号
生活協同組合コープかごしま
代表理事 理事長 松薗 孝夫
安全管理措置について
生協コープかごしまは、個人情報について、以下のとおり漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。
＜基本方針の策定＞
「関係法令・ガイドライン等の遵守」等についてお知らせするため、個人情報保護基
本方針を策定しています。
＜個人データの取扱いに係る規定の整備＞
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法等の規定を策定しています。
＜組織的安全管理措置＞
・ 個人情報保護の統括的責任と権限を有し、個人情報保護管理体制を運営する「個
人情報保護管理責任者」を設置しています。
・ 個人情報保護の管理と促進を図るため、「個人情報保護管理責任者」をトップに、個人情報保護監査責任者、個人情報保護教育責任者等組織体制を整備しています。
＜人的安全管理措置＞
・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な教育を実施しています。
・ 役職員から「個人情報を含む秘密保持誓約書」を取得しています。
＜物理的安全管理措置＞
・個人情報を取り扱うサーバー等の重要な情報システムを管理する区域の入退室管理を実施しています。
＜技術的安全管理措置＞
・ 適切なアクセス制御を行い、正当なアクセス権を有する者のみが個人情報を取り
扱うことができるように管理しています。
・ 外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護するために外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール等を設置しています。
開示請求等について
「本人の知り得る状態に置く」事項は、以下のとおりです｡
個人情報保護法第23条による
(1)当該個人情報取扱事業者の氏名または名称及び住所並びに代表者の氏名
住所 鹿児島市広木一丁目1番1号
生活協同組合コープかごしま
代表理事 理事長 松薗孝夫
(2)すべての保有個人データの利用目的
上記、法18条による利用目的の公表内容に同じです。
(3)「利用目的の通知」のお求めに応じるための手続き及び保有個人データの開示の請求に応じる手続き、保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出に応じる手続き(以下、「開示等」という)
なお、保有個人データの開示対象は、開示を請求される時点の当該年度を含む5年度分とさせていただきます。
イ、開示等の求めの申出先
郵便番号 890-0037
住所 鹿児島市広木一丁目1番1号
電話番号 099-286-1111
生活協同組合コープかごしま
総務部 「個人情報問い合わせ窓口」
ロ、開示等のお求めに際して提出していただく書面の様式その他の開示等のお求めの方法
開示及び利用目的の明示、変更、追加、消去等についてのご請求及びご連絡につきましては所定の書類を準備していますので、この文書でご請求・ご連絡をお願いします。この様式によらないものは、お受けいたしかねますのであらかじめご了承ください。
様式の請求は 生協コープかごしま総務部「個人情報問い合わせ窓口」にご連絡ください｡書類を送付いたします｡
郵便番号 890-0037
住所 鹿児島市広木一丁目1番1号
電話番号 099－286－1111
ハ、開示等のお求めをする方がご本人または代理人であることの確認の方法
開示をご請求される場合には、ご本人であることを確認させていただきます。
ご本人であることを証明する運転免許証,旅券,外国人登録証明書又は写真が貼付された国もしくは地方公共団体の機関が発行した免許証,許可証若しくは資格証明書であって住所及び氏名の記載がある書類のうちの一つをコピーして添付してください。尚、その住所及び氏名は、生協に届け出ているものと一致している必要があります。
尚、代理人については、開示等の求めをする方が未成年者又は成年被後見人の場合はその法定代理人、又開示等の求めをすることにつきご本人が委任した代理の場合はその代理を証明するものも同封し、当該法定代理人に係る前述の書類、戸籍謄本その他その資格を証明する書類であって当該請求者が法定代理人であることを確認するに足りると生協が認めるものを前項の証明書にあわせて送付するものとします。
ニ、個人情報保護法第30条第1項の手数料の徴収方法について
保有個人データの開示にあたっては以下の手数料を申し受けます。
開示請求手数料 一律 一回1件につき 300円
文書発行の枚数に応じて 一枚 50円(連帖B4又は単帖A4判)
裏表両面の場合は2枚で計算します。
開示請求書の受理後2週間以内に手数料額を当方よりお知らせいたしますので以下の振込先にお振込みください。振込みを確認後3営業日以内に開示書類を送付します｡
振込先 鹿児島銀行 中央支店
普通預金口座 1098973
口座名義人 生活協同組合コープかごしま
尚、振り込み手数料はご自分でご負担ください｡